Bogotá, mayo
Primer informe de administración.
Divulgador: Ramiro Araújo Segovia
Atendiendo el claro mandato recibido de la Junta Directiva, a continuación informo y doy razón de las primeras medidas tomadas para cumplir el propósito de reingeniería de procedimientos relacionados con el necesario control, seguimiento y logística práctica, bajo estándares usualmente aceptados, que deben aplicarse al flujo de productos sensibles que se utilizan en esta oficina, atendiendo no solo al concepto de materias primas e insumos, sino también a la misión de responsabilidad social que forma parte esencial de la mística empresarial de esta organización, según aprobación ISO, debidamente autorizada y certificada por INCOTEC DE COLOMBIA S.A.
El Café.
1. Introducción.
El café, por sus connotaciones estimulantes y de aporte a la vigilia (la vigilia es materia prima o insumo de todo proceso intelectual ) debe ser un producto de reparto generoso en las oficinas de abogados y, por tanto, es indispensable diseñar un procedimiento que agilice, bajo garantía, el acceso de todos y cado uno de los directivos y funcionarios de la organización al consumo de tan preciada bebida.
2. Estado de la cuestión.
Después de una etapa de observación cuidadosa durante90 días y noches se pudo establecer que la empresa carece de un manual confiable y avalado, que garantice el consumo de café, especialmente en taza, pero sin que esto constituya un preconcepto ni obstáculo para la logística de la cadena intra oficina, desde el recibo del café ya molido y listo para preparar porciones líquidas personales, hasta su degustación satisfactoria por el personal permanente o transeúnte que lo solicita con avidez.
3. Metodología.
El manual confeccionado se basó en la siguiente metodología:
3.1. Definiciones
3.2. Antecedentes
3.2.1. Directos
3.2.2. Indirectos
3.2.2.1. Con ínfulas
3.2.2.2. Sin Ínfulas
3.2.3. Mediáticos
3.2.4. Modernos
3.2.4.1. Amanerados
3.2.4.2. Maricones
3.2.4.3. Otros
3.3. Investigación de campo
3.4. Campo de la investigación
3.5. Averiguamiento
3.6. Pesquisa
3.7. Indagación
3.8. Encuesta
3.8.1. Depuradas
3.8.2. En bruto
3.8.2.1. Sin metodología certificada
3.8.2.2. Con metodología certificada
3.9. Estado de la cuestión
3.10. Aseguramiento de las evidencias
3.10.1. Evaluación de las evidencias evaluadas
3.10.2. Estandarización de los resultados
3.10.3. Definición de criterios de prospección de la evidencia
3.10.4. Creación de la matriz ponderada
3.10.4.1. Macro ponderación
3.10.4.2. Micro ponderación
3.10.4.3. Matriz sin ponderación
3.10.4.3.1. Guiada
3.10.4.3.2. Caótica
3.10.4.3.2.1. Yuxtapuesta
3.10.4.3.2.2. Imbricada
3.10.4.3.2.3. Machimbriada
3.10.4.3.2.4. Desvergonzada
3.10.4.3.2.5. Ambivalente funcional
3.10.4.3.2.6. Ambivalente disfuncional
3.11. Prolegómenos para un ante proyecto de prólogo metodológico
3.12. Proyecto de prólogo metodológico
3.13. Prólogo metodológico
3.14. Metodología final
3.15. Evaluación de prueba
3.16. Evaluación final
3.17. El manual
4. Manual para el suministro de café al personal directivo, funcionarios, empleados, clientes, visitantes, y, en general, para quien desee consumir café en la empresa.
4.1. Terminología
Acompañamiento: cualquier alimento, droga o cosa que pueda consumirse por un humanos durante la ingesta de café.
Asuntos cafeteros: lo que conviene a la adecuada producción, mantenimiento de existencias, comercialización y degustación in situ del café.
Café: Una bebida tan negra como la tinta, útil contra numerosos males, en particular los de estómago. Sus consumidores lo toman por la mañana, con toda franqueza, de una vasija, jarra, o copa muy grande de porcelana que pasa de uno a otro y de la que cada cual escancia y toma una porción completa. Está formada por agua y el fruto de un arbusto llamado bunnu. (Léonard Rauwolf) En Colombia lo llamaremos tinto o tintico. Para extranjeros o en otros países lo llamaremos café. Hoy en día se toma en tazas individuales y no se utiliza para los males del estómago; por el contrario, se ha propagado la idea, sin base científica conocida, de que puede generarlos cuando se consume en exceso.
Complemento: componente o insumo que se agrega al café ya diluido en agua, bien sea por medio de cucharita o por infusión, con el propósito de endulzar, morigerar amargura si la hubiere o así se percibiere de manera real o subjetiva, blanquear, o saborizar hacia leche de vaca o artificial, en ambos casos líquida o en gránulos.
Cantidad: número de unidades comercializables de café ya preparado.
Entidad reconocida: la organización, con personería jurídica, constituida por los actores del café o delegada por éstos, encargada estatutaria o legalmente de velar por el cumplimiento de los asuntos cafeteros.
Función greca: personas naturales o jurídicas que laboran directa o indirectamente en la preparación del café, pero también en su servicio o reparto o en áreas laborales afines, concatenadas o integradas.
Inventario nacional: cantidad ponderada por período, de las existencias de café en grano ya sometido a torrefacción u otros procesos anteriores o posteriores que permitan la molienda y empacado, con independencia de la marca o comercializador.
Inventario local: cantidad ponderada por período, de las existencias de café ya molido y listo para mezclar con agua caliente que existe en la oficina, según certificación debidamente notarizada.
Oferente de café: la persona con sitio o cargo en la oficina, con capacidad formal o reglamentaria, sea por costumbre, tradición o norma, de ofrecer a propios o visitantes la ingesta de café.
Oficina general: casa, construcción o conjunto de pisos pertenecientes, administrados, o a disposición, de una empresa o persona, natural o jurídica. Cuando se haga mención a “oficina” y se generen dudas se entenderá que se hace referencia a ésta.
Oficina: lo que comúnmente se entiende por oficina en el lenguaje común. Por el contexto del reglamento se sabrá si se hace referencia a la oficina general o a la oficina de este inciso, pero para evitar confusiones siempre se utilizará la voz “oficina” y cualquier aclaración que fuere necesaria se hará según el criterio señalado en el inciso precedente.
Oficinista: persona natural que tiene a su disposición una oficina, habitáculo o espacio dentro de la oficina. Hay oficinistas grado “a”, “b” y “c”. Cada metro cuadrado de oficina otorga un punto. Los 2 oficinistas con más puntos son oficinas grado “a”, los 2 siguientes son grado “b” y los otros 2 son grado c”. Los demás oficinistas en principio no tendrán grado. Sin embargo, los puntos son libremente negociables, pero su negociación no tendrá validez sino a partir de la publicación de la inscripción del negocio en el libro que se llevará para el efecto por la secretaria elegida por el grupo secretarial de las secretarias de los oficinistas con grado.
Período: unidad de tiempo, generalmente un mes, durante la cual se calculan las existencias ponderadas de café disponible para comercialización o reparto.
Persona: persona natural. No incluye las denominadas personas jurídicas, con independencia de su carácter societario o no, ni los colectivos de abogados, las ONGs, las fundaciones, ni entidad alguna, civil o eclesiástica, a nombre de la cual se solicite un tinto o café. Si así se hiciere, se entenderá que el café está destinado a quien solicita el café a nombre de la persona jurídica y, por tanto, no se hará trámite alguno para establecer la existencia legal del ente jurídico. Él peticionario persona natural será considerado beneficiario y sujeto único del pedido, con todas sus consecuencias finales o de trámite, sin perjuicio de que frente a solicitudes plurales se entienda y ejecute la orden de allegar el café a las personas naturales que acompañen físicamente al solicitante, sin que se pueda pretender o considerar que el café será degustado por la persona o personas jurídicas a quien dicho acompañante pudiera representar de hecho o por razones jurídicas.
Propio: persona que labora en la oficina, con o sin título profesional, sin importar su jerarquía o pretensión salarial, con tal de que tenga, en forma permanente u ocasional, situ dentro de la oficina, pero que no sea visitante.
Situ: lugar o sitio donde se degusta el café
Solicitante: quien pide o acepta un café, con independencia de su rango, condición social, profesión u oficio, o de lo que haya determinado su presencia en la oficina.
Solicitud: acción de pedir café, la cual debe ser escrita, pero sin que necesaria u obligatoriamente deba incorporarse a un medio electrónico, hasta tanto se implemente un sistema informático adecuado y debidamente aprobado por un comité interdisciplinario que será reglamentado por la junta directiva . Incluye el ofrecimiento y la recepción tanto de visitantes como de propios.
Soporte: documento en el que consta cualquiera de las etapas del proceso surtido desde la solicitud (incluyéndola) y el consumo del café.
Verificación de inventarios: acción realizada por la entidad reconocida, por efecto de la cual se determina la cantidad de café disponible para un período
Visitante: persona natural que visita la oficina y que no tenga la calidad de propio, pero que se hace a un sito para degustar café.
4.2. La solicitud.
4.2.1. En general
La solicitud, en general, se enmarca dentro de los claros objetivos de suministrar de manera ágil y eficaz la degustación de un café, pero sin olvidar la preservación de pautas claras enmarcadas en la política de mantener siempre un seguimiento sobre el producto en cada una de sus etapas. Por lo tanto, se ajustará a las siguientes etapas generales: verificación de inventario, aseguramiento de la calidad, protección del consumidor, idoneidad de los intermediarios, control de complementos y planificación de acompañamientos.
4.2.2. Para visitantes
4.2.2.1. Ofrecimiento. Todo oferente, habitual u ocasional, deberá contar, previo al ofrecimiento, con certificación general o especial, que acredite inventario local y nacional
El oferente de un café, para efectos de garantizar el servicio y la obtención de la bebida, deberá tener al día la libreta general de certificación de inventarios que garantice el cumplimiento del trámite.
El personal autorizado, al recibir el requerimiento, verificará por vía de conmutación interna, telefónica o presencial, la clave previamente asignada que será prueba irrefutable de la autorización de generar ofrecimiento de café.
El personal autorizado cotejará cada hora, desde las 8am hasta las 6pm y según el movimiento de inventario acumulado de todos los oferentes, la afectación potencial del consumo frente al inventario nacional y tomará las medidas que considere oportunas, a efectos de, máximo en la primera hora del día siguiente, actualizar la base de datos del inventario nacional.
El personal autorizado inmediatamente realizado el cotejo de la autorización del oferente para su ofrecimiento, acudirá al personal de gerencia y control y pedirá la constatación numérica sobre la ficha designada para el efecto, en la cual se estampará por sello o firma, la autorización de validez o auditoría, confrontando la base de datos de los oferentes inscritos y sus cupos acumulados según las solicitudes acumuladas en los 5 días previos a cada solicitud.
Surtido el trámite supra anunciado, la orden de pedido será tramitada sin demora ante el personal de greca y recursos de complemento y acompañamiento, el cual se limitará a verificar única y exclusivamente los siguientes aspectos:
Que el inventario local ponderado esté dentro de los márgenes razonables previamente certificados y cotejados con el inventario nacional, de lo cual levantará recibo manual que enganchará en dispositivo diseñado para el efecto, del cual hará recolección el personal de auditoría cada 2 horas, para efecto de los trámites estadísticos indispensables para la planeación diaria.
Que el personal operativo esté disponible dentro de los 5 minutos siguientes al recibo de la requisición.
Que la temperatura y condiciones de color, sabor y granulación residual sean las adecuadas y levantará acta sumaria y manual asignando el número consecutivo que corresponda a cada pedido y lo enganchará a adminículo cercano al dispuesto para los recibos manuales de cotejo de inventario.
4.2.2.2. La recepción del café. De acuerdo con la organización interna y autónoma del anexo A-32 prv/nal 0007654 de la Cuarta Reunión de Trámites y Etiqueta en la Recepción del Café –ADLCRTERC- (pronunciado con el sonido del español “alter” en todos los idiomas) aprobada como anexo 17.987 por la quincuagésima segunda reunión especial de cafeteros antes de la desaparición del Pacto Mundial del Café, pero que ha sido declarada como norma consuetudinaria pare efectos protocolarios, y, así, elevada a la categoría de guía general de conveniencia, la recepción del café es libre y no se reglamenta.
Sin embargo, con base en la interpretación austera del artículo 38 realizada por ADLCRTERC, se recomienda, sin perjuicios que se puedan tomar, sin carácter sancionatorio sino correccional, las medidas adecuadas para el perfeccionamiento de la etiqueta del café –PEC-
Al recibir un café la persona deberá:
a) Abstenerse de estirar la extremidad con la que normalmente recibe objetos entregados por humanos y permanecer inmóvil de cuerpo pero haciendo un rictus forzado de sonrisa, al tiempo que murmura “gracias señora o señorita” o simplemente “muchas gracias”; además, casi que dirigirá la mirada a quien le suministre el café y, si ha lugar, el acompañamiento, pero sin llegar a concretar un intercambio de miradas.
4.2.3. De propios
4.2.3.1. Ofrecimiento. Para efectos de este trámite, a propios se aplicarán las ya señaladas normas aplicables a visitantes, pero, con el propósito de prestar un servicio ágil y sintético, de eficacia estadística, se tendrán en cuenta las siguientes exigencias de carácter obligatorio:
Cada propio deberá, dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes enviar por medios electrónicos, según reglamentación de carácter general que expida el comité interdisciplinario, en la cual se determinará su conformación y facultades, pero que mientras dicho comité se auto establece estará constituido por oficinistas grado “a” y 2 representantes de la función greca.
Con la información recibida de los propios, la función greca levantará una matriz de la cual se extraerá diariamente un máximo y un mínimo, dentro de los cuales se permitirán fluctuaciones de oferta y aceptación de café, las cuales pueden ser automáticas. Los propios que excedan los máximos podrán negociar con los que no alcancen los mínimos, pero, si el resultado final por 2 días seguidos sobrepasa los máximos o no llega a los mínimos, función greca convocará a reunión matinal para el siguiente día en que estén presentes los miembros del comité a efectos de tomar los correctivos que la situación aconseje.
4.2.3.2. La recepción del café. Se seguirán las reglas para visitantes, sin perjuicio de la tolerancia en actitudes que no violen lo esencial, ni generen desorden en la recolección de parámetros estadísticos.
4.3. Capacitación. Función greca, con la colaboración de 2 representantes de oficinistas con grado, organizará cursos de capacitación en aspectos tales como:
4.3.1. Botánica del café
4.3.2. Descubrimiento del café como bebida
4.3.3. Geopolítica del café
4.3.4. Principales clases de café
4.3.4.1. Arábigo
4.3.4.2. Del Quindío
4.3.4.3. Del Viejo Caldas
4.3.4.4. Del Valle del Cauca
4.3.4.5. Del Brasil
4.3.4.6. Vietnamita
4.3.4.7. Mezclado
4.3.5. La cata del café
4.3.5.1. La cata propiamente dicha
4.3.5.2. El olfateo del café
4.3.5.3. La degustación integral
4.3.5.4. La degustación parcial
4.3.6. Ocasiones para café
4.3.6.1. El café formal
4.3.6.1.1. En la política
4.3.6.1.2. En la diplomacia
4.3.6.1.3. En reuniones de oficina
4.3.6.1.3.1. Actitudes frente al café
4.3.6.1.3.1.1. Actitud de mundo
4.3.6.1.3.1.2. Actitud indiferente
4.3.6.1.3.1.3. Actitud equilibrada
4.3.6.2. En el deporte
4.3.6.3. Con extraños
4.3.6.3.1. Recién conocidos
4.3.6.3.2. Conocidos de confianza
4.3.6.3.3. Conocidos de circunstancia
4.3.6.4. En restaurantes llamados cafeterías
4.3.6.5. En puestos callejeros
4.3.6.6. En dispensadores automáticos
4.3.6.7. En o de dispensadores humanos
4.3.6.7.1. Con cilindro formal
4.3.6.7.2. Con simple termo
4.3.6.7.2.1. El termo de centro de ciudad
4.3.6.7.2.2. El termo popular
4.3.6.7.2.2.1. De obrero
4.3.6.7.2.2.2. De mecánico
4.3.6.7.2.2.3. De oficinista
4.3.6.7.2.2.4. De malandro
4.3.6.7.2.2.5. De carretera
4.3.6.7.2.2.6. De playa
4.3.6.7.3. Otros
4.3.6.8. En panaderías
4.3.6.8.1. Con periódico
4.3.6.8.2. Sin periódico
4.3.6.8.3. Con libro
4.3.6.8.4. Otros
4.3.6.9. En tienda
4.3.6.10. En velorios
4.3.6.11. En sala de espera
4.3.6.12. En restaurantes
4.3.6.12.1. El café como tal en horas distintas al almuerzo o la comida
4.3.6.12.2. El café después de las comidas
4.3.6.12.3. Con cigarrillo
4.3.6.12.4. Sin cigarrillo
4.3.6.12.5. En cualquiera de lo dos casos anteriores
4.3.6.12.5.1. Expreso
4.3.6.12.5.2. Americano
4.3.6.12.5.3. Capuchino
4.3.6.12.5.4. Otros
4.3.7. Conversaciones con café
4.3.7.1. Para conocerse
4.3.7.2. Para pasar el rato
4.3.7.3. Para esperar juntos
4.3.7.4. Con interés mutuo
4.3.7.5. Sin ningún interés
4.3.7.5.1. Amablemente
4.3.7.5.2. Con disgusto
4.3.7.5.3. Con odio
4.3.7.5.4. Con desidia
4.3.7.5.5. Otros
4.3.7.6. Para enamorar
4.3.7.7. Para terminar relaciones
4.3.8. En visitas por compromiso
4.3.8.1. Para pedir favores
4.3.8.2. Para cumplir un encargo
4.3.8.3. Para hacer favores
4.3.8.4. Para entregar un trabajo
4.3.8.5. Para negocios
4.3.8.6. Con la nobleza
4.3.8.7. Con la plebe
4.3.9. El café en solitario
4.3.9.1. Por muy temprano
4.3.9.1.1. Con lectura
4.3.9.1.2. Sin lectura
4.3.9.1.2.1. Con blackberry u otro adminículo de esa laya
4.3.9.1.2.2. Sin adminículo alguno
4.3.9.2. Por descanso
4.3.9.2.1. Con lectura
4.3.9.3. El café al levantarse
4.3.9.3.1. Con sueño
4.3.9.3.2. Sin sueño
4.3.9.3.2.1. Por costumbre
4.3.9.3.2.2. Otros
4.3.9.4. El café en la casa, en horas diferentes de al levantarse
4.3.9.4.1. Con lectura
4.3.9.4.2. Con música
4.3.9.4.3. Las dos anteriores
4.3.9.4.4. El café de meditación
4.3.9.5. El café en vacaciones
4.3.9.5.1. El café de piscina
4.3.9.5.2. El café de contemplación
4.3.9.5.3. Otros
4.3.9.5.3.1. En la playa
4.3.9.5.3.2. En el museo
4.3.9.5.3.3. Otros
4.4. Cartilla e instrucciones. Función greca y propios sin grado redactarán una cartilla operativa para la divulgación y mejor entendimiento de este informe, la cual será revisada y aprobada por los propios con grado y función greca o devuelta para correcciones, o rechazada. En este evento se contratará un asesor externo con el acompañamiento de la Federación Nacional de Cafeteros, el Fondo Nacional del Café y la empresa que se encarga de los establecimientos Juan Valdez.
4.5. Encuestas periódicas. Con el objeto de contar permanentemente con criterios de prevención, corrección y mejoramiento, función greca y propios, a través de 2 representantes de unos y otros, contratarán u organizarán con su personal, encuestas sobre todos los aspectos que consideren relevantes y publicarán gráficas y números útiles.
4.6. Asamblea general. Todos los actores mencionados en este informe serán convocados una vez cada año a una asamblea general, presidida por un presidente general elegido por propios y función greca, para debatir sobre las políticas que deban regir el siguiente período. Para el efecto, con la información recogida por función greca, se convocará mediante carta especial a todos los que hayan degustado un café en la oficina. Para propiciar, que no estimular, la asistencia, se anunciará y así se hará, la rifa de una carga de café pergamino entre los asistentes.
Atentamente
La administración.